Guide du gérant
Votre assistant, en pratique
Ce qu’il vous faut, les informations à nous donner, et comment piloter votre assistant au quotidien depuis votre téléphone.
1. Ce qu’il vous faut
- Un smartphone avec Telegram (gratuit) : vous y recevez les nouveaux rendez-vous, les demandes à traiter, et vous y donnez vos consignes.
- Votre assistant : un bot Telegram à votre nom, créé avec nous lors de l’installation. Vos clients le trouvent avec un lien ou un QR code.
- Vos informations (ci-dessous), que vous saisissez dans votre espace commerçant.
2. Les informations à nous donner
L’assistant ne répond qu’à partir de ces informations : plus elles sont complètes, meilleures sont les réponses.
| Information | Exemple | À quoi elle sert |
|---|---|---|
| Nom, activité, adresse, téléphone | Belle Coupe, salon de coiffure, Paris 11e | Se présenter, indiquer où vous trouver |
| Vos services, avec leur prix | Coupe femme : 45 € | Répondre aux questions de tarif |
| Le temps estimé pour chaque service | Coupe femme : 60 min | Proposer uniquement des créneaux où la prestation tient en entier |
| Vos horaires d’ouverture | Mardi–samedi 9h–12h, 14h–19h | Répondre « êtes-vous ouverts ? » et calculer les créneaux |
| Vos fermetures exceptionnelles | Congés du 3 au 24 août | Ne proposer aucun rendez-vous ces jours-là |
| Informations complémentaires | Parking, moyens de paiement, annulation 24 h avant | Répondre aux questions fréquentes |
| Délai de réponse d’un humain | Dans les 2 h en journée | Ce que l’assistant annonce quand il vous passe la main |
| Confirmation des rendez-vous | Automatique, ou sur votre validation | Garder la main sur votre agenda si vous le souhaitez |
| Prépaiement (facultatif) | Acompte de 20 € sur votre page de paiement | Éviter les rendez-vous non honorés |
Exemple de catalogue :
| Service | Prix | Temps estimé |
|---|---|---|
| Coupe femme | 45 € | 60 min |
| Coupe homme | 25 € | 30 min |
| Couleur | à partir de 60 € | 90 min |
3. Votre espace commerçant
- Envoyez /espace à votre assistant : vous recevez un lien personnel, valable 30 minutes.
- Modifiez vos informations, services, horaires : tout est enregistré en brouillon, vos clients ne voient rien encore.
- Vous avez déjà vos tarifs quelque part ? Utilisez « Importer un fichier » : notre modèle Excel (déjà rempli avec vos infos), votre propre fichier Excel ou CSV, un PDF ou une photo nette de votre carte ou de vos tarifs. Tout arrive dans le brouillon, à vérifier : les durées manquantes sont signalées. Le fichier n’est pas conservé.
- Testez dans le bac à sable : écrivez comme un client et voyez la réponse de l’assistant. Rien n’est réservé.
- Cliquez sur Publier : l’assistant utilise vos nouvelles informations immédiatement. Une erreur ? « Revenir à la version précédente ».
4. Votre agenda au quotidien
L’assistant tient votre agenda : il ne propose que des créneaux libres, selon vos horaires et la durée de chaque service. Ajoutez-y aussi les rendez-vous pris par téléphone ou au comptoir (/rdv) pour éviter les doublons. La synchronisation avec Google Agenda arrive prochainement.
Chaque nouveau rendez-vous vous est signalé sur Telegram. En mode approbation, vous recevez des boutons Accepter / Refuser ; avec le prépaiement, un bouton Paiement reçu. Chaque matin, un résumé de la veille vous est envoyé.
5. Vos commandes
| Commande | Effet |
|---|---|
/espace | Lien vers votre espace commerçant (infos, services, horaires, test, publication) |
/agenda lundi | Vos rendez-vous et blocages du jour |
/rdv lundi 15h Dupont coupe femme | Ajouter un rendez-vous pris par téléphone ou au comptoir |
/bloquer lundi 14h-16h formation | Bloquer un créneau |
/annuler a1b2 | Annuler un rendez-vous (le client est prévenu) ou un blocage |
/horaires samedi 9h-13h | Changer les horaires d’un jour (ou « fermé ») |
/fermeture 24/12-02/01 congés | Fermer quelques jours ; /fermetures pour la liste, /rouvrir pour annuler |
/mode approbation | Valider vous-même chaque demande (ou /mode auto) |
/paiement | Régler le prépaiement : on/off, lien, délai, services concernés |
/reprendre | Réactiver l’assistant après avoir répondu vous-même à un client |
/aide | La liste complète |
6. Quand l’assistant vous passe la main
Si un client pose une question à laquelle l’assistant ne peut pas répondre, est mécontent ou demande à parler à quelqu’un, vous recevez une alerte 🔔. L’assistant se met en pause pour ce client pendant 12 heures : répondez-lui directement, puis envoyez /reprendre.
Besoin d’aide ?
Écrivez-nous à contact@ia-factor.fr.